«در خانه بمانیم.» این شعار روزهای پایانی سال گذشته و توصیه‌ای برای حفظ سلامتی و جلوگیری از گسترش شیوع ویروس کرونا بود که تغییرات زیادی را برای کسب‌وکارها و مشاغل گوناگون به‌دنبال داشت. سازمان‌ها و مشاغلی که ماهیت آنها اجازه می‌داد نیروی انسانی بدون حضور در محل کار، فعالیت‌های شغلی خود را دنبال کند، از فرصت دورکاری استفاده کردند تا هم سلامت کارکنان خود را به‌خطر نیندازند و هم جلوی تعطیلی فعالیتشان را بگیرند.
کارشناسان این تجربه را آغازی برای تحول در مدیریت منابع انسانی و همچنین ساختار کسب‌وکارها می‌دانند و عقیده دارند با توجه به اینکه شرکت‌ها و سازمان‌ها، دورکاری در شرایط بحرانی را تجربه کردند، می‌توانند از آن به‌عنوان یک گزینه در شرایط عادی استفاده کنند.
سید عباس مرادی، کارشناس منابع انسانی درباره تجربه دورکاری در طول همه‌گیری ویروس کرونا به ایرناپلاس گفت: کرونا با تمام اتفاقات بدی که برای ما داشت، به کسب‌وکارها فرصت داد تا ترس از تغییر را کنار بگذارند. پیش از این، تجربه وسیع دورکاری در کشور وجود نداشت، اما کسب‌وکارها تحت فشار همه‌گیری کرونا، این تصمیم را گرفتند که دورکاری را تجربه کنند و درباره برخی مشاغل نیز، نتایج خوبی به‌دست آمد. در سه حوزه اصلی اقتصاد یعنی صنعت، کشاورزی و خدمات، بخش خدمات می‌تواند بیشترین استفاده از دورکاری را داشته باشد.
وی افزود: دورکاری، هزینه شرکت‌ها را در زمینه‌های استهلاک سیستم‌ها، مصرف برق و سایر زمینه‌های مشابه کاهش می‌دهد. اگر یک شرکت فعال در بخش خدمات را در نظر بگیریم، بخش‌های فنی، تجاری، تحقیق و توسعه و حتی بخش فروش می‌توانند وظایف شغلی خود را به‌صورت دورکاری انجام دهند.
کرونا، تجربه‌ای از جنس تحول
این کارشناس منابع انسانی با تأکید بر اینکه دورکاری را می‌توان به‌عنوان یکی از شیوه‌های کار، به رسمیت شناخت، گفت: بعد از مهار و کنترل بحران کرونا با آسیب‌شناسی می‌توان تجارب این دوره را مستندسازی کرد و با بررسی مزایا و معایب آن و ارائه راهکارهایی برای کاهش این معایب، آیین‌نامه یا دستورالعمل مرتبط با دورکاری را با توجه به ماهیت صنعت و نوع کاری که انجام می‌شود، تدوین کرد و با دسته‌بندی‌های مختلف شغلی که در شرکت‌ها وجود دارد، دورکاری را به‌عنوان یک گزینه مقابل نیروی انسانی قرار داد.
وی افزود: اگر حدود چهار ماه پیش از سازمان‌ها و شرکت‌ها درباره دورکاری سؤال می‌شد، شاید تعداد اندکی از آنها تجربه آن را داشتند، اما امروز می‌توان گفت بدون تردید بخش عمده‌ای از کسب‌وکارها در اسفندماه، تجارب ارزشمندی از دورکاری به‌دست آوردند. تجربه‌ای که دست‌یابی به آن در شرایط بسیار سختی به‌دست آمد، اما بدون شک در آینده، شیوه جدیدی از فعالیت در کسب‌وکارهای ایرانی را رقم خواهد زد.
افزایش بهره‌وری در شرایط دورکاری
مرادی با اشاره به فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها که روزهای پایانی سال را با کمترین حضور نیروی کار سپری کردند، توضیح داد: در روزهای پایانی سال، بسیاری از شرکت‌ها جلسات پایان سال را به‌صورت مجازی برگزار کردند. با این حال، از آنجایی که فعالیت‌های مربوط به انبارگردانی معمولاً در پایان سال انجام می‌شود، برخی کارکنان بخش‌های تولیدی و بازرگانی نیاز به‌حضور در محل کار خود داشتند که البته این موارد را نیز می‌توان در بلندمدت به‌صورت دورکاری و با حداقل نیاز به حضور نیروی کار، تعریف کرد و پیش برد. این روش، علاوه بر کاهش هزینه، بهره‌وری شرکت‌ها و سازمان‌ها را نیز افزایش می‌دهد.
فرهنگ دورکاری نهادینه شود
این کارشناس منابع انسانی درباره پیش‌نیازهای لازم برای پذیرش دورکاری در شرایط عادی گفت: یکی از موضوعات مهمی که در رابطه با تغییر کسب‌وکارها به سمت دورکاری قابل توجه است، نهادینه شدن فرهنگ دورکاری است. به این معنا که چارچوب‌های مشخصی برای فعالیت به‌صورت دورکاری تعریف شود. اگر وظایف شغلی به‌صورت هدف‌محور تعیین شوند، کارکنان می‌دانند که لازم است کار مشخصی را تا زمان مشخصی آماده کنند و اینکه فعالیت مورد نظر از کجا انجام می‌شود، اهمیت خود را از دست می‌دهد. با این حال، برخی از مشاغل هدف‌محور نیستند و لازم است نیروها آماده به‌کار باشند. در نتیجه، نحوه تعریف این معیار و رصد کار، بخش مهمی از این فرهنگ است.
وی افزود: بخش دیگر، آماده‌سازی نیروی کار برای دورکاری است. در شرایط بحرانی پایان سال، برخی دسترسی‌های نیروهایی که به دورکاری روی آوردند، محدود بود. با این حال، اگر شرکتی بخواهد دورکاری را به‌عنوان یک انتخاب در مقابل نیروی انسانی خود قرار دهد، لازم است مقدمات آن را فراهم کند. نرم‌افزارهای لازم، ایجاد دسترسی به شبکه شرکت و سازمان، از جمله این مقدمات هستند.
مرادی با اشاره به‌اینکه حفظ نظم کاری برای نیروهای دورکار اهمیت زیادی دارد، درباره گروه‌هایی که تمایل کمتری به انجام فعالیت‌های شغلی خود به‌صورت دورکاری دارند، گفت: برخی افراد که در زمینه امور دفتری و اداری فعالیت می‌کنند و نیز افرادی که از دوران جوانی فاصله گرفته‌اند، تمایل کمتری به دورکاری دارند. افراد در گروه‌های سنی بالاتر، ریسک‌پذیری پایین‌تری دارند و علاوه بر این، شغل را به معنای خروج از منزل و حضور در محیط کار می‌دانند.
کار از حضور فیزیکی تا انجام وظیفه
سید رشید شاهچراغ، کارشناس حوزه کسب و کار نیز در این رابطه به ایرناپلاس گفت: در گذشته ساخت فیزیکی سازمان‌ها به هویت کار و تعریف کار کمک می‌کرد و کار به‌عنوان حضور و قرار گرفتن فرد در یک موقعیت تعریف می‌شد. در واقع خروج افراد از منزل و حضور در یک اداره به مثابه کار در نظر گرفته می‌شد.
شاهچراغ ادامه داد: با گذشت زمان، تغییر فرهنگ، رشد تکنولوژی و افزایش تنوع کارها، تعریف کار نیز متحول شد و از حضور فیزیکی افراد به انجام کار مشخصی توسط افراد، تغییر کرد. مرحله بعدی این تحول، توجه ویژه به انجام «کار» است یعنی اینکه کار توسط چه کسی و به چه صورتی انجام شود، اهمیت خود را از دست می‌دهد و صرفاً انجام آن مورد توجه است.
وی درباره چرایی این تغییر مفهومی گفت: این تغییر به‌دلیل برخی مسائلی بود که در گذر زمان، سازمان‌ها و شرکت‌ها با آن مواجه شدند. ظهور شرکت‌های نوپا، افزایش تنوع مشاغل، عدم تمرکز استعدادها و ظرفیت‌های انسانی در یک نقطه جغرافیایی و نیز افزایش هزینه‌های کار حضوری موجب شد دورکاری مطرح شود.
وی دورکاری را به معنای انجام وظایف در محیط خانه یا هر فضایی غیر از ماهیت فیزیکی دفتر کار تعریف کرد و افزود: با اینکه صحبت درباره مزایای دورکاری باب شده، اما دورکاری معایبی نیز دارد. عدم هماهنگی، فقدان بهره‌مندی از تأثیر مثبت افراد حاضر در محل کار از معایب دورکاری هستند. با این حال، با توجه به شرایطی که برای کشور پیش آمد، مزیت‌های آن بیشتر از معایب هستند و این موضوع، حداقل در بازه زمانی شیوع کرونا، شایع بوده است.
دورکاری در اداره مجازی
این کارشناس حوزه کسب‌وکار ادامه داد: در بررسی دورکاری، لازم است به مفهوم اداره مجازی نیز اشاره کنیم که فناوری را جایگزین فضاهای فیزیکی می‌داند و طیف نسبتاً وسیعی از اداره‌ها را در بر می‌گیرد. در یک سوی این طیف، «اداره مجازی موردی» قرار دارد به این معنا که افراد، دفتر کار فیزیکی دارند، اما در برخی موارد، در خانه کار می‌کنند. این موارد می‌تواند موارد غیرمترقبه باشد، مانند سیل یا بحران‌هایی مانند شیوع بیماری که در آن، افراد با اینکه دفتر کار فیزیکی دارند، اما به‌ناچار از خانه کار می‌کنند.
وی «اداره مجازی مهمان‌خانه‌ای» یا هتلینگ را نوع دیگری از اداره‌های مجازی معرفی کرد و گفت: در این نوع، کارکن، دفتر ثابتی ندارد، اما در برخی موارد بنا به درخواست از شرکت، دفتر کاری را برای انجام برخی امور، در اختیار می‌گیرد. «اداره مجازی وابسته» یکی دیگر از انواع اداره‌های مجازی است که در آن نیروی کار دائماً در حال حرکت و جابه‌جایی است؛ به‌طوری که دفتر ثابتی ندارد، اما در فواصل زمانی مشخصی باید به یک دفتر کار مراجعه کند. به‌عنوان مثال، افرادی که در زمینه تصویربرداری از محیط زیست فعالیت می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند. فعالیت در این قالب، سطح نوآوری و نیز رضایت شغلی را افزایش می‌دهد.
شاهچراغ با اشاره به اینکه بعضی مشاغل از ابتدا برای فعالیت در محیطی غیر از دفتر کار طراحی می‌شوند، ادامه داد: در این حالت «اداره مجازی به‌صورت کار در خانه» داریم که از آنجایی که این طراحی، از ابتدا برای دورکاری انجام شده، خانه برای نیروی کار به‌صورت یک موقعیت شغلی تعریف می‌شود. به‌طور مثال، می‌توان به کارکنان ارتباط با مشتری برخی شرکت‌ها اشاره کرد.
وی افزود: «اداره مجازی کاملاً متحرک» در آن سوی طیف اداره‌های مجازی قرار دارد که وابسته به دفتر و مکان خاصی نیستند و تنها راه ارتباطی با آنها از طریق فضای مجازی ممکن است. هر چقدر، فناوری گسترده‌تر می‌شود، چارچوب سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز تغییر می‌کند و بیشتر در حالت دورکاری قرار می‌گیرند.
کرونا و اولین تجربه دورکاری سازمان‌ها
این کارشناس حوزه کسب‌وکار با اشاره به شیوع ویروس کرونا و تأثیر آن بر فعالیت نیروهای انسانی گفت: بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی برای اولین بار، دورکاری را تجربه کردند. از آنجایی که یک تعریف سنتی در ذهن و فرهنگ ما وجود دارد که ورود به اداره و کارت زدن و انگشت زدن را به‌معنای انجام کار می‌داند؛ تغییر این رویه تا حدی دشوار است. باید این ادراک وجود داشته باشد که ماندن در خانه به‌معنای تعطیل بودن نیست و کار در فضای جدیدی در حال انجام است. همچنین عدم مراجعه حضوری به‌معنای عدم رسمیت فضای کار نیست و لازم است افراد در ساعات معمول، آماده به‌کار باشند و در نتیجه، دور بودن از فضای کار، منجر به بی‌نظمی نشود.
تعریف شاخص‌ها و معیارهای دورکاری
وی درباره الزامات دورکاری در سازمان‌ها گفت: از آنجایی که نظام دیوان‌سالاری در کشور، مکتوب است، لازم است چارچوب‌بندی‌هایی نیز برای زمان دورکاری در نظر گرفته شود. همچنین ماهیت ارتباط افراد در شرایط دورکاری تغییر می‌کند و از حالت حضوری به فضای مجازی منتقل می‌شود، اما نوع کارکرد تغییر نمی‌کند و خروجی کار افراد مانند گذشته است. در نتیجه، لازم است شاخص‌ها و معیارهایی در سازمان‌ها تعریف شود. به‌عنوان مثال، گفته می‌شود میزان ساعت کار مفید در اداره‌ها عدد مشخصی است، در شرایط دورکاری، شاخص بهره‌وری از ساعات مفید کار، به تعداد کار انجام شده تغییر می‌یابد.
وی افزود: دورکاری، مستلزم استفاده از ابزارهای جدیدی مانند موبایل، تبلت، لپ‌تاپ، اینترنت و مانند آن هست. همچنین مستندسازی کارها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند و بخش فناوری ارتباطات و اطلاعات هر سازمانی می‌تواند فضای ذخیره‌سازی ابری را برای بارگذاری فایل‌ها و ایجاد دسترسی به آنها فراهم کند.
دورکاری چگونه سازمان‌ها را متحول می‌کند؟
شاهچراغ درباره تحولات سازمان‌ها در اثر دورکاری گفت: عمده تحولاتی که در مدیریت سازمان‌ها و فرآیندهای سازمانی رخ می‌دهد، بعد از تغییرات کلی است. وقتی دورکاری انجام می‌شود، سازمان‌ها با صرف هزینه‌هایی، دورکاری را تسهیل می‌کنند و رویه‌های جدیدی را ایجاد می‌کنند. کوتاه کردن فرآیند ارائه خدمات یکی از آثار آمادگی برای دورکاری است.
وی افزود: در مواردی لازم است نظم کاری به‌گونه‌ای تعریف شود که ارتباط مشتری با سازمان حفظ شود، اما به حداقل برسد. به‌عنوان مثال، اگر در حالت عادی و حضوری لازم است مراجعه‌کننده به بخش‌های مختلف یک سازمان برای انجام امور خود برود، در حالت دور کاری تمام این مراحل با دریافت اطلاعات کامل مراجعه‌کننده توسط یکی از کارکنان و مراجعه وی به سایر بخش‌ها و همکاران خود انجام می‌شود. جلسات جمع‌بندی در پایان هر روز بین کارکنان نیز مسئله مهمی است که باید به آن توجه شود.
به عقیده این کارشناس حوزه کسب و کار، سازمان‌های خصوصی استقبال بیشتری از دورکاری می‌کنند، زیرا تأثیر بسزایی در کاهش هزینه‌هایشان دارد و در نتیجه، امکان تغییر ساختار کسب‌وکار در آنها وجود دارد. با این حال، از آنجایی که دیوان‌سالاری در سازمان‌های دولتی، طویل و زمان‌بر است و بروکراسی در آنها بسیار با اهمیت است، شاید تأثیر چندانی بر آنها نداشته باشد. کما اینکه سال‌هاست به‌دنبال ایجاد دولت الکترونیک هستیم و تاکنون عملیاتی نشده است.
کسب‌وکارهایی که با دورکاری متولد می‌شوند
شاهچراغ با اشاره به فرصت‌های کسب‌وکار جدیدی که با گسترش دورکاری ایجاد می‌شوند، گفت: در این فرآیند، کسب‌وکارهای جدیدی مانند پلتفرم‌های ارائه خدمات دورکاری، سامانه‌های رایانش ابری، خدمات هاستینگ، کسب‌وکارهای حمل‌ونقل درون‌شهری و پست نیز شکل خواهند گرفت یا توسعه خواهند یافت.
وی ادامه داد: کسب‌وکارهای حوزه آموزش، تأثیر قابل توجهی از دورکاری خواهند گرفت و از آنجایی که زیرساخت‌های آن ایجاد شده، پس از این، در دوره‌هایی مانند مشکلات آب و هوایی احتمالاً رفتار منعطف‌تری خواهند داشت و آموزش‌های مجازی جایگزین تعطیلی مراکز آموزشی خواهند شد.
وی افزود: فضای دورکاری، فرصتی را ایجاد می‌کند که توانمندی‌هایی که نمی‌توان در یک زمان خاص و در یک جغرافیای خاص گرد هم آورد، شکوفا شوند. اگر سازمان‌ها برای آماده‌سازی زیرساخت دورکاری هزینه کنند، جذب منابع انسانی از اولویت دادن به حضور در شهری که دفتر فیزیکی در آن قرار دارد، تغییر می‌کند و می‌توان از شهرهای مختلف، بدون حضور در محل دفتر اصلی، نیرو جذب کرد.
گزارش از مریم‌السادات علم‌الهدی
نظر شما