ایرنابازار- ارتباطات صحیح و اصولی در دنیای پیشرفته امروزی مهمترین اصل برای پیشرفت به حساب می‌آید. یکی از فناوری‌های نوظهور در این حوزه، تلفن ابری(سازمانی) است که به سرعت جایگزین سیستم‌های تلفنی سنتی شده و روز به روز نقش آن‌ها را در زندگی ما کمتر می‌نماید. تلفن ابری به کسب‌وکارها و سازمان‌ها این امکان را خواهد داد تا تماس‌های خود را از طریق اینترنت مدیریت کنند، البته بدون اینکه نیاز به سخت‌افزارهای پیچیده و گران‌قیمت داشته باشند. همانطور که همه می‌دانیم بررسی کیفیت تماس‌ها یکی از مهمترین موارد برای پیشرفت و جذب مشتری است. تلفن اینترنتی VoIP این فناوری با ارائه قابلیت‌هایی نظیر مقیاس‌پذیری، کاهش هزینه‌ها و امکانات پیشرفته ارتباطی، توانسته است تحولی اساسی در نحوه مدیریت تماس‌های تلفنی ایجاد نماید. امروزه از این دسته از تلفن‌ها در اکثر مراکز اداری، درمانی و کسب و کارهای بزرگ و کوچک به دلیل کیفیت و سرعت مکالمات، نیاز نداشتن به زیرساخت و هزینه ارزان استفاده می‌شود. در این مقاله، به بررسی تلفن ابری(سازمانی)، نحوه عملکرد آن، مزایا و معایب خواهیم پرداخت.
تلفن ابری VoIP چیست؟
تلفن ابری VoIP (Voice over Internet Protocol) یک فناوری ارتباطی است که بدون نیاز به خطوط تلفن سنتی یا سخت‌افزارهای پیچیده تماس‌های صوتی را از طریق شبکه اینترنت منتقل می‌نماید. این فناوری به کاربران امکان می‌دهد تماس‌های خود را از طریق کامپیوتر، تلفن همراه، تلفن‌های VoIP یا حتی مرورگرهای وب و هر دستگاه دیگری که به اینترنت متصل می‌شود، برقرار کنند.
در مکانیزم تلفن سازمانی، همه زیرساخت‌ها و قابلیت‌های تلفنی روی سرورهای ابری قرار دارند و کسب‌وکارها می‌توانند بدون نیاز به خرید و نگهداری سخت‌افزارهای گران‌قیمت، از امکانات ارتباطی پیشرفته استفاده نمایند. همین امر سبب می‌شود در هزینه‌های خود تا ۶۰ درصد صرفه جویی نمایند.
نحوه عملکرد تلفن ابری
خدمات تلفن اینترنتی معمولاً به‌صورت ابری و با استفاده از زیرساخت‌های سرور از راه دور ارائه می‌شوند.
نحوه عملکرد تلفن ابری به شرح زیر است:
۱- انتقال داده‌ها از طریق اینترنت: همانطور که گفتیم تماس‌ها به‌جای انتقال از طریق شبکه‌های تلفن ثابت یا موبایل، از طریق اینترنت منتقل می‌شوند. این تماس‌ها می‌توانند شامل تماس‌های صوتی، تصویری یا پیامک باشند.
۲- مدیریت از راه دور: تلفن‌های اینترنتی به کاربران این امکان را می‌دهند که از هر نقطه‌ای با دسترسی به اینترنت به سیستم تلفنی خود دسترسی کامل داشته باشند. یادتان باشد نیازی به سخت‌افزار فیزیکی ندارید و مدیریت تنظیمات، تغییرات و افزونه‌ها به راحتی از طریق داشبورد آنلاین انجام خواهد شد.
۳- ویژگی‌های پیشرفته: تلفن‌های ابری معمولاً امکانات پیشرفته‌ای مانند فکس آنلاین، پیام صوتی، ضبط مکالمات، صف تماس‌ها، گزارش‌گیری و اتصال به نرم‌افزارهای دیگر را دارند. به همین موجب در خیلی از کسب و کار ها دارای ارجعیت بالایی هستند.
مزایای تلفن ابری
سیستم تلفن ابری روز به روز در حال گسترش است و کسب‌وکارهای زیادی از آن برای بهبود عملکرد خود استفاده می‌نمایند. در اینجا به‌طور جامع به مزایای تلفن اینترنتی خواهیم پرداخت:
۱. کاهش هزینه‌ها
هزینه‌های اولیه پایین: بر خلاف سیستم‌های تلفنی سنتی یا حتی تلفن‌های سانترال پاناسونیک که نیاز به خرید و نصب تجهیزات سخت‌افزاری مانند تلفن‌های ثابت، سوئیچ‌ها و سرورهای خاص دارند، تلفن ابری به‌طور کلی هزینه‌های اولیه را به حداقل می‌رساند. کسب‌وکارها فقط به یک اتصال اینترنتی و دستگاه‌های نرم‌افزاری (مثل نرم‌افزارهای روی گوشی یا کامپیوتر) نیاز دارند.
کاهش هزینه‌های تماس: تماس‌های تلفنی در سیستم‌های ابری معمولاً از طریق اینترنت منتقل می‌شوند که همین موضوع سبب می‌شود تا هزینه تماس‌های داخلی و بین‌المللی را به‌طور چشمگیری کاهش یابد. این ویژگی به ویژه برای شرکت‌هایی که ارتباطات جهانی دارند، بسیار مفید است.
۲. مقیاس‌پذیری بالا
یکی از مهمترین ویژگی‌های تلفن ابری هم برای سازمان‌های بزرگ و هم برای کسب و کار های کوچک، مقیاس‌پذیری آن است. شرکت‌ها می‌توانند بدون نیاز به صرف هزینه جهت تامین سخت‌افزار اضافی به راحتی تعداد کاربران خود را افزایش یا کاهش دهند.
۳. قابلیت‌های پیشرفته
تلفن ابری به دلیل اتصال به اینترنت و نداشتن محدودیت مانند سانترال پاناسونیک و تلفن‌های سنتی از قابلیت‌های بسیاری برخوردار است.
پاسخگویی خودکار (Auto Attendant)
سیستم تلفن ابری معمولاً دارای قابلیت پاسخگویی خودکار است که به کسب‌وکارها این امکان را خواهد داد تا تماس‌های ورودی را به صورت خودکار هدایت نمایند. به‌طور مثال، تماس‌ها به بخش‌های مختلف یا صف‌های مختلف بر اساس انتخاب‌های مشتری هدایت خواهند شد. این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بدون نیاز به کارمند برای پاسخگویی به تماس‌ها، مدیریت در صف انتظار به نحو احسن انجام شود. در خیلی از موارد سیستم به صورت اتوماتیک مشتری یا کاربر را به صفی که مدت انتظار کمتری دارد هدایت می‌نماید.
پاسخ صوتی تعاملی (IVR)
سیستم‌های تلفن ابری معمولاً با قابلیت IVR (پاسخ صوتی تعاملی) همراه هستند. این سیستم به تماس‌گیرندگان این امکان را خواهد داد تا با استفاده از منوهای صوتی، درخواست‌های خود را به صورت خودکار انجام دهند. به‌طور مثال، تماس‌گیرندگان می‌توانند با انتخاب گزینه‌های مختلف، از خدمات خاصی مانند وضعیت سفارشات، پشتیبانی فنی یا خدمات پرداخت استفاده کنند. البته این مورد بدون اتصال به اپراتور صورت می‌پذیرد.
پشتیبانی از تماس تصویری (Video Calling)
تلفن اینترنتی بسیاری از قابلیت‌های تماس تصویری را به‌صورت پیش‌فرض یا به‌عنوان یک افزونه ارائه خواهد داد. داشتن جلسات تصویری یا صحبت‌های تصویری یکی از مهمترین مزیت‌های این دسته از تلفن‌ها به حساب می‌آید. با داشتن تلفن ابری دیگر نیازی نیست جهت برقراری تماس تصویری از شبکه‌های اجتماعی یا پیام رسان‌های مختلف استفاده نمایید. این قابلیت برای جلسات و مشاوره‌های تصویری، آموزش از راه دور، و بهبود تجربه مشتری بسیار مفید است.
گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل (Analytics and Reporting)
تلفن ابری این امکان را به مدیران خواهد داد که گزارش‌های دقیقی از عملکرد، صف‌های تماس، زمان انتظار، میزان رضایت مشتری و دیگر پارامترهای کلیدی کسب‌وکار دریافت کنند. یادتان باشد بررسی عملکرد پرسنل یکی از مهمترین فاکتورهای هر شرکت به حساب می‌آید. این اطلاعات به‌ویژه برای ارزیابی عملکرد تیم‌های پشتیبانی مشتری، بهبود فرآیندها و شناسایی مشکلات موجود بسیار مفید خواهد بود.
یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر (CRM Integration)
تلفن‌های ابری می‌توانند با نرم‌افزارهای مختلف مثل سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه شوند. این یکپارچگی به کسب‌وکارها این امکان را خواهد داد که هنگام تماس با مشتری، اطلاعات مربوط به آن‌ها را به‌طور آنی مشاهده نمایند. این ویژگی باعث بهبود تجربه مشتری، کاهش زمان پاسخگویی و افزایش کارایی کارکنان خواهد شد.
تماس‌های صوتی با کیفیت بالا (HD Voice)
تلفن‌های ابری اغلب از فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند HD Voice پشتیبانی می‌نمایند که کیفیت صدای تماس‌ها را به‌طور چشمگیری افزایش می‌دهد. این ویژگی به کاهش نویز پس‌زمینه و وضوح بیشتر در مکالمات کمک می‌کند.
پشتیبانی از چندین دستگاه و مکان
تلفن سازمانی VoIP به کاربران این امکان را خواهد داد که از دستگاه‌های مختلف (تلفن همراه، کامپیوتر، تبلت) برای برقراری تماس‌ها استفاده نماید. این قابلیت برای کارکنانی که علاقه به کار کردن از راه دور را دارند، مفید خواهد بود.
مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی (Call Management)
قابلیت‌های مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی مانند مسیریابی هوشمند تماس، گزارش‌گیری از تماس‌ها و تنظیمات پیشرفته، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تماس‌ها را به طور مؤثر مدیریت کنند. این سیستم‌ها می‌توانند تماس‌ها را به تیم‌های خاص، بخش‌ها یا افراد هدایت کنند تا هر تماس به‌طور سریع و مؤثر پاسخ داده شود. این سیستم امکاناتی نظیر منشی خودکار، ضبط مکالمات، تماس‌های کنفرانسی چند نفره، شماره‌گیری خودکار و ادغام با نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را ارائه می‌دهد.
۴. دسترسی از هر نقطه
کاربران می‌توانند از هر مکانی که به اینترنت دسترسی داشته باشند، از تلفن ابری استفاده نمایند. این ویژگی برای کسب‌وکار و سازمان‌های دارای نیروی دورکار بسیار مفید خواهد بود.
معایب تلفن ابری
۱. وابستگی به اینترنت
تلفن ابری برای عملکرد بهینه و پایدار نیاز به اینترنت پرسرعت دارد. با استفاده از یک اتصال مطمئن، می‌توان از کیفیت بالای تماس‌ها بهره‌مند شد. خوشبختانه به دلیل پیشرفت تکنولوژی امروزه تمامی شرکت‌ها از اینترنت‌های پر سرعت استفاده می‌نمایند.
۲. پیچیدگی‌های احتمالی در یکپارچه‌سازی
در برخی موارد، ادغام تلفن ابری با سیستم‌های داخلی سازمان مانند CRM یا ERP ممکن است چالش‌هایی ایجاد نماید، به‌خصوص اگر نرم‌افزارهای مورد استفاده قدیمی یا سفارشی باشند. البته در صورت اتصال برنامه‌ها به تلفن ابری دیگر هیچ مشکلی ایجاد نخواهد شد.
نتیجه‌گیری
تلفن ابری یک راهکار نوین و کارآمد برای کسب‌وکارهایی است که امکانات گسترده‌ای را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با این حال، پیش از انتخاب این سیستم، باید مزایا و معایب آن را به دقت بررسی و متناسب با نیازهای کسب‌وکار تصمیم‌گیری شود. اگر یک شرکت به دنبال کاهش هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و بهبود کیفیت ارتباطات خود است، تلفن ابری می‌تواند یک گزینه مناسب باشد.
نکسفون چیست و چرا نکسفون؟
نکسفون، تلفن ابری (تلفن تحت شبکه) ویژه استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است. این سرویس، هیچ نیازی به سرور و تجهیزاتخاصی ندارد و به راحتی و تنها از طریق اینترنت و با استفاده از دستگاه تلفن، پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل امکان برقراری و دریافت تماس را برای سازمان‌ها از هر نقطه‌ای از کشور فراهم می‌آورد.
قیمت تلفن ابری نکسفون تا ۶۰٪ کمتر از سایر روش‌های ارتباطی است. همچنین با نکسفون، هر سازمانی و با هر بودجه‌ای می‌تواند سرشماره دلخواه (خط ثابت تهران و کشوری) خود را انتخاب نمایید و از امکانات متعدد نکسفون نظیر تلفن گویا، صف تماس، انتقال تماس، فکس اینترنتی و … بهره‌مند شوید.
برای تهیه این سرویس می‌توانید با شماره ۹۲۰۰۰۰۰۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.
*** این مطلب تبلیغاتی و از سوی سفارش دهنده تهیه شده است و ایرنا مسئولیتی درباره چارچوب و محتوای آن ندارد.