محمد باقر قالیباف هفته گذشته در یادواره شهدای هشت سال دفاع مقدس در مازندران گفت: «باید نظام بوروکراسی ناکارآمد در ادارات ما برچیده شود و ضعف‌ها را از بین ببریم تا اشتغال و کارآفرینی در جامعه پا بگیرد». وی همچنین با بیان اینکه در حوزه اداره کشور عقب افتادگی هایی وجود دارد، افزود: «برای توسعه ایران اسلامی باید بوروکراسی اداری را از سر راه نخبگان و متخصصان جامعه برداریم».
وقتی صحبت از بوروکراسی اداری می‌کنیم منظورمان نوع خاصی از آن است که نامتناسب با شرایط یک جامعه است یا به نحوی غیرکارآمد تدوین و رشد یافته است. واژه بوروکراسی از دو کلمه برو به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میز تحریر و کراسی به معنای حکومت و اداره کردن تشکیل شده است و یکی از معادل های فارسی آن دیوان سالاری و کاغذبازی است؛ درباره مفهوم بوروکراسی عمدتا به سه گزاره توجه می‌شود: نخست به معنای تشریفات زائد بکار می‌رود، یعنی کاغذبازی و مقررات اضافی؛ دوم به معنای دستگاه اداری است؛ یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی و سازمانها و نهادهای اداری و سوم نوع خاصی از شکل سازمانی که دارای ویژگی های مشخصی چون سلسه مراتب اختیار و نظام مقرارت است. به این ترتیب بوروکراسی یا دیوان سالاری نه تنها فی نفسه زائد و ناکارآمد نیست، بلکه در جوامع مدرن ضامن رشد و توسعه و منشا خدمات بسیاری شده است.
در ایران اما نظام دیوان سالاری دولتی (عمومی) طی دهه های متوالی تدریجا به سمتی رفته است که خود به عنوان یکی از موانع مهم توسعه و پیشرفت ظاهر شده است. اشاره دکتر قالیباف نیز به وجه ناکارآمد و مزاحمی است که کاغذبازی های اداری در راه توسعه کشور ایجاد کرده و لازم است اصلاح شود.
یکی از مهمترین مضرات کاغذبازی های موجود، تاثیرات منفی بر اقتصاد و اشتغال است؛ کاغذبازی پیچیده و طولانی باعث شده بسیاری از افراد برای درخواست یک مجوز ساده اشتغال، ماه‌ها و بعضا سالها در ادارات مختلف سرگردان باشند و تازه در این مسیر چنانچه گرفتار فسادهای اداری نشوند، بعد از مدتها می‌توانند یک کسب و کار جدید را آغاز کنند. واضح است که بسیاری از نخبگان در این شرایط حاضر به پذیرش این روند طولانی نبوده و از حوزه اقتصاد مولد کشور خارج می‌شوند. مطابق با برخی آمارها ایران به لحاظ شاخص سهولت کسب و کار در بین ۱۹۰ کشور رتبه ۱۲۰ را دارد که علت این وضعیت کاهنده اقتصادی را باید یک سری مقررات دست و پاگیر دانست؛ مقرراتی که در ساختار اداری معیوب گرفتار سیستم دست و پاگیر دیگری می‌شوند. در این رابطه محسن دهنوی نماینده مجلس شورای اسلامی آمار حیرت انگیزی از معضل کاغذبازی در مسیر کسب و کارها ارائه داده است؛ او با اشاره به فرآیند ارائه مدارک و مجوزهای راه اندازی یک کسب و کار مولد و مفید گفته است: «امروز برای تأسیس یک مزرعه پرورش ماهی ۱۳۰ مدرک با دو سال زمان احتیاج است و برای راه اندازی گاوداری نیز یک جوان باید ۱۱۸ مدرک و تأییدیه و یک سال و نیم زمان صرف کند» ! از همین روست که در جلسه هفته گذشته مجلس شورای اسلامی «طرح تسهیل صدور برخی از مجوزهای کسب و کار» مصوب شد؛ اما این تمام مضرات بوروکراسی اداری ما نیست؛ کارشناسان علوم مدیریت و اقتصاد مدتهاست که درباره دیگر آثار منفی کاغذبازی هشدار میدهند.
بروز فساد و خروج چرخه اداری از سلامت مالی یکی ار مهمترین مشکلات بوروکراسی اداری است؛ درواقع نسبت مستقیمی میان شدت و کثرت فساد و پیچیدگی ساختارهای اداری وجود دارد؛ هرچه فرآیند تصمیم گیری ها و روند امور در یک سیستم اداری، طولانی تر و پیچیده تر باشد، امکان بروز تخلف و فساد بالاتر می‌رود. در همین زمینه می‌توان به احتمال رشد اختلاس های کلان در بستر بوروکراتیک ناکارآمد اشاره کرد. مطالعه دقیق برخی پرونده های بزرگ و معروف فساد بانکی در دهه 90 نشان می‌دهد، ناکارآمدی و طولانی بودن روندهای اداری یکی از مهمترین روزنه ها برای سوءاستفاده کنندگان از بیت المال را فراهم می‌کرده و رقم های باورنکردنی اختلاس را رقم زده است.
تصمیم گیری های نادرست یکی دیگر از نتایج بوروکراسی غلط است که در بستر اطلاعات نادرست یا ناکافی رخ می‌دهد؛ کارشناسان دانش مدیریت، مهمترین کارکرد یک مدیر سازمان را تصمیم گیری او می‌دانند؛ واضح است که این موضوع ارتباط تام با اطلاعات صحیح و بهنگام دارد؛ سیستم ناکارآمد اداری یکی از عوامل مهم عدم جمع اوری اطلاعات صحیح، بهنگام و کافی است؛ در فقدان این داده های ارزشمند، فرآیند تصمیم گیری در فضایی به دور از واقعیت‌ها و بی توجه به شرایط زمانی و بی تفاوت در برابر نیازهای موجود شکل می‌گیرد و کارایی و اثربخشی سیستم اداری را به شدت تنزل می‌دهد.
فقدان مکانیزم های کنترلی و نظارتی، یکی دیگر از نتایج وخیم کاغذبازی هاست؛ در یک بوروکراسی ناکارآمد اغلب به نحو فرآیندی (نه الزاما تعمدی) گردش اطلاعات و رصد سیستم ها با کندی بسیار صورت می‌گیرد و امکان نظارت موثر را از مدیران و نهادهای ناظر فرادستی سلب می‌کند؛ فقدان مکانیسم های کنترلی و ساختار به شدت تو در توی اداری باعث می‌شود مدیران دولتی (اداری) حتی اگر هم تلاش کنند، قادر به نظارت کامل نباشند و از گردش امور و پردازش مسئولیت های محوله (از ابتدای ورود به ان سازمان تا انتها) ناتوان بمانند. همین موضوع زمینه بروز نارضایتی میان مراجعان و خدمات گیرندگان دستگاه اداری شده و گردش امور را مختل می‌کند. از دل این نقطه ضعف، پدیده کارچاق کنی سربر می آورد که امروزه در برخی دستگاه‌های اجرایی و غیراجرایی قابل مشاهده است؛ روی آوردن ارباب رجوع به روش کارچاق کنی در واقع آخرین حلقه از تلاش اوست که ناامید از دیگر روندها، برای دریافت یک خدمت یا مجوز به آن متوسل می‌شود. این پدیده یکی از عواملی است که بر شاخص فساد و سهولت کسب و کار در یک جامعه اثر می‌گذارد.
نکته مهم و قابل توجه دیگر رشد فزاینده بوروکراسی در کشور ما همزمان با گسترش دولت (به معنای عام آن) است. تقریبا تمام صاحب نظران بر این عقیده اند که حجیم شدن دستگاه‌های حاکمیتی به رشد بوروکراسی اداری منجر می‌شود و همزمان بر پیچیدگی و ناکارآمدی آن می افزاید؛ تجربه نشان داده است گسترش ساختارهای دولتی از یک سو باعث ضعیف تر شدن هر چه بیشتر بخش خصوصی می‌شود و از سویی دیگر با نظارت ناپذیری توامان در دو حوزه عملکرد و مسئولیت و سلامت مالی و اخلاقی همراه است.
به این ترتیب چنانچه رئیس مجلس شورای اسلامی و دیگر مقامات ارشد کشور تاکید دارند، هرچه سریعتر باید فرآیند اصلاح بوروکراسی کهنه و ناکارآمد موجود آغاز شود تا در شرایط تحریمی کنونی، کشور از مسیر رشد و توسعه بیش از این عقب نماند.