ایرنابازار- در دنیای رقابتی امروز که زمان در حکم طلاست، استفاده از یک نرم‌افزار حضور و غیاب مدرن و کارآمد جهت ثبت ورود و خروج و نظارت بر ساعت کاری کارکنان اهمیت ویژه‌ای می یابد. به طور کلی، کنترل حضور و غیاب و ورود و خروج به شیوه‌هایی اطلاق می شود که به منظور مدیریت و نظارت بر حضور کارکنان، اطمینان از ثبت دقیق ساعات کار، زمان استراحت، مرخصی و غیبت اجرا می شوند و هدف غایی از کنترل حضور و غیاب، حفظ و برقراری نظم، بهینه سازی تخصیص منابع و حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات کار می باشد. تکنیک های موثر ثبت حضور و غیاب باعث ارتقای پاسخگویی و مسئولیت پذیری نیروی کار، بهره‌وری و در نهایت، افزایش سودآوری و کارآمدی سازمان ها می شود.
روش های سنتی ثبت حضور و غیاب و مزیت‌های آن
در حوزه کسب و کار، موضوع نحوه مدیریت حضور غیاب و انتخاب شیوه های مناسب در این راستا، همواره موضوعی بحث برانگیز بوده است. برخی از سازمان ها آغوش خود را به روی شیوه های مدرن و فناوری محور باز کرده و همواره پذیرای جدیدترین و کارآمدترین روش های ثبت ورود و خروج و حضور و غیاب افراد خود هستند. برخی دیگر، همچنان از همان تکنیک های قدیمی و سنتی به منظور کنترل و نظارت بر رفت و آمد نیروی کار خود استفاده می کنند. شیوه های سنتی ثبت حضور و غیاب به سبب برخی از ویژگی های خود که در ادامه به آن ها می پردازیم، برخی از کارفرمایان را مجاب کرده اند که همچنان از این روش ها استفاده کنند؛ از جمله:
آشنایی و راحتی: بعضی از سازمان ها، به خصوص سازمان هایی که از دیرباز فعالیت خود را آغاز کرده اند و چندین دهه سابقه در حوزه کاری خود داشته و فرهنگی سنتی را دنبال می کنند، با استفاده از روش های سنتی جهت ثبت حضور و غیاب پرسنل خود، نوعی حس آشنا بودن، ثبات و راحتی را هم برای کارفرما و هم کارکنان فراهم می کنند.
قابل اطمینان بودن: تکنیک های سنتی کنترل رفت و آمد پرسنل نظیر ساعت زنی یا برگه های ورود و خروج و ثبت حضور و غیاب به صورت دستی، از دید برخی از کارفرمایان روشی قابل اطمینان تر در مقایسه با روش های دیجیتالی جهت کنترل ورود و خروج کارکنان به حساب می آید. به عقیده این دسته از کارفرمایان، این نوع تکنیک ها در مقایسه با سیستم های دیجیتالی کمتر مستعد خطا یا دستکاری می باشند.
سادگی و قابلیت دسترسی: در بیشتر موارد، راه اندازی و استفاده از روش های سنتی ثبت حضور و غیاب آسان تر از همتایان دیجیتالی آن هاست؛ به ویژه در سازمان هایی که دسترسی محدود تری به منابع فناوری محور دارند. استفاده از این روش های سنتی از نظر تمام کارکنان سازمان های یاد شده راحت تر و در دسترس تر می باشد.
تقویت پاسخگویی و مسئولیت پذیری: علاوه بر موارد یاد شده، صرفاً خود عمل نوشتن یا ثبت فیزیکی حضور توسط فرد می تواند موجب تقویت حس پاسخگویی و مسئولیت پذیری در پرسنل شود؛ چرا که آن ها به طور مستقیم و آشکار حضور خود را ثبت می کنند. این حالت می تواند منجر به وقت شناسی در میان پرسنل نیز بشود.
معایب روش های سنتی ثبت حضور غیاب
حال که با برخی از ویژگی های مثبت روش های سنتی ثبت حضور و غیاب آشنا شدیم، خوب است نگاهی نیز به معایب و ضعف های این شیوه های سنتی در کنترل رفت و آمد پرسنل داشته باشیم. روش های سنتی ثبت حضور و غیاب مانند ثبت به صورت دستی و کاغذی نه تنها زمان بر هستند، بلکه مستعد خطا بوده و از دقت بالایی نیز برخوردار نیستند. این شیوه ها مستلزم آنند که کارکنان به صورت دستی حضور خود را ثبت کنند که این امر می تواند منجر به بروز خطا هایی نظیر جا انداختن برخی از قسمت ها، مهر یا علامت زدن در جای نامناسب و به طور کلی عدم شفافیت گردد. در این روش ها، به دلیل عدم ارائه داده های حقیقی، شناسایی و رسیدگی به مسائل مربوط به حضور و غیاب پرسنل از سوی کارفرمایان به سختی صورت می گیرد. همچنین، شیوه های سنتی ثبت حضور و غیاب به دلیل محدودیت خود نمی توانند توسط همه اعضای سازمان، و به طور خاص، پرسنل دورکار و افراد در ماموریت مورد استفاده قرار گیرند. در نتیجه، مدیران این سازمان ها در ثبت حضور و غیاب، نظارت بر رفت و آمد پرسنل و تصمیم‌گیری های دقیق در خصوص رتبه بندی پرسنل و تخصیص منابع به مشکل برمی خورند. علاوه بر این ها، بر اساس یافته های جدید، استفاده از شیوه های سنتی جهت مدیریت رفت و آمد و ثبت حضور غیاب کارکنان تاثیراتی منفی بر موفقیت و عملکرد کلی سازمان به همراه دارد.
چرا باید از سیستم ها و نرم افزار حضور غیاب پیشرفته و مدرن استفاده کنیم؟
ما در عصر دیجیتال زندگی می کنیم؛ عصری که هر بایت از داده ها مانند یک کاتالیزگر قدرتمند برای ایجاد تغییرات چشمگیر عمل می کند. در این دوره، سیستم های ثبت حضور و غیاب مدرن و پیشرفته، ابزاری اساسی و لازم در موفقیت سازمان و کسب و کار به شمار می آیند. این سیستم های جدید صرفاً جایگزین دستگاه ساعت زنی قدیمی نیستند؛ بلکه بستر لازم برای رویکرد های استراتژیک در قبال مدیریت منابع انسانی را فراهم می کنند. توانایی بی نظیر این سیستم های پیشرفته در افزایش بهره‌وری عملیاتی سازمان ها بر کسی پوشیده نیست. نرم افزار حضور غیاب مدرن با اتوماتیک سازی فرایند ثبت حضور و غیاب، خطای انسانی را به حداقل رسانده و زمان بیشتری به کارکنان جهت تمرکز بر وظایف و فعالیت های اصلی خود می دهد. به علاوه، دستگاه حضور غیاب پیشرفته، از اتلاف و دزدی در زمان و تقلب و ثبت حضور فرد غایب توسط سایرین جلوگیری می کند و به کارفرمایان این اطمینان را می دهد که حقوق پرداخت شده دقیقاً بر اساس ساعات کاری سپری شده و حضور فرد در محیط کار می باشد. از دیگر مزایای سیستم های مدرن ثبت حضور و غیاب، ارائه داده های حقیقی جهت اطلاع مدیران از الگوهای رفتاری و حضور و غیاب پرسنل خود می باشد. مدیران می توانند از این داده ها جهت بهینه سازی جداول زمانی و برنامه کاری، برقراری توازن میان نیروی کار و پیش‌بینی نیازهای آتی پرسنل بهره ببرند. اما شاید مهم ترین مزیت سیستم های کنترل رفت و آمد پرسنل، نقش بی بدیل آن ها در ایجاد و تقویت فرهنگ کاری شفاف در سازمان باشد. زمانی که کارکنان بدانند که حضور و وقت شناسی آن ها به طور پیوسته، منصفانه و به دور از غرض ورزی مورد نظارت قرار می گیرد، نوعی اعتماد در سازمان شکل می گیرد. این شفافیت می تواند به تقویت روحیه افراد کمک کرده و موجب تعهد هرچه بیشتر آن ها در جهت رسیدن به اهداف سازمان گردد.
اگر از روش های سنتی ثبت حضور و غیاب پرسنل خود استفاده می کنید و اکنون به دنبال جایگزینی پیشرفته، مطمئن، به روز و کارامد می گردید، پیشنهاد ما به شما نرم افزار حضور غیاب کسرا است. سیستم‌های پیشرفته حضور و غیاب ساخت این شرکت، انواع و قابلیت‌های مختلفی از جمله بهره مندی از سیستم کارتخوان پرسنل، گردش کار پرسنل، ارائه برنامه حضور و غیاب، سیستم مدیریت کارکرد، امکان ثبت محدودیت برای ثبت مجوزها، نمایش ساختار و بازه زمانی شیفت برای پرسنل، امکان محاسبه و نمایش سابقه کاری پرسنل در بازه های متفاوت استخدامی و بیش از ۵۰ قابلیت دیگر را دارا است. برای مشاوره، با متخصصان و کارشناسان شرکت مهندسی حضور و غیاب کسرا با شماره های ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ و ۰۳۱۳۴۱۰۴ در تماس باشید.
*** محتوای این مطلب تبلیغاتی و از سوی سفارش دهنده تهیه شده است و ایرنا مسئولیتی درباره آن ندارد.
نظر شما