ایرنابازار- در عصر دیجیتالی امروز، یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌ها طراحی و اجرای انواع فرم‌های سازمانی است. این فرم‌ها می‌توانند از سادگی برگه‌های درخواست مرخصی کارکنان تا پیچیدگی فرم‌های تأیید هزینه‌های پروژه‌ای را شامل شوند؛ خوشبختانه با استفاده از فرم ساز فراگستر، این چالش به راحتی قابل حل است.
نرم افزار فرم ساز فراگستر یک ابزار کارآمد و قدرتمند است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا هر نوع فرم سازمانی را به سادگی طراحی و اجرا کنند. این فرم ساز دارای ویژگی‌های متنوعی از جمله طراحی ساده و کاربرپسند، قابلیت سفارشی‌سازی گسترده، طراحی با کمترین نیاز به دانش برنامه نویسی و ... است، که آن را به ابزاری ایده‌آل برای مدیریت فرم‌های سازمانی تبدیل می‌کند.
در ادامه به معرفی ویژگی‌ها و کارکردهای فرم ساز فراگستر پرداخته و نحوه استفاده از آن برای طراحی و اجرای انواع فرم‌های سازمانی را بررسی خواهیم کرد.
فرم ساز فراگستر چیست و چه قابلیت‌هایی دارد؟
این نرم افزار یکی از زیرسیستم‌های تخصصی اتوماسیون اداری فراگستر است؛ فرم ساز فراگستر با توسعه محیطی گرافیکی و همچنین بهینه‌سازی فیلدهای اطلاعاتی متنوع مانند جعبه‌های متنی، لیست‌های بازشونده، موارد چندگزینه‌ای، تاریخ، Checkbox و ... شرایطی فراهم آورده تا کارکنان و کاربران بتوانند با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی، انواع مختلفی از فرم‌های ساده و پیچیده را طراحی کنند و در بستر اتوماسیون اداری اجرا نمایند. علاوه بر بهینه‌سازی فیلدهای اطلاعاتی، کاربران می‌توانند با تعیین شروط منطقی برای هر فیلد، آن‌ها را دقیقا مطابق نیاز خود مورد استفاده قرار دهند.
برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار فرم ساز فراگستر عبارت‌اند از:
- طراحی فرم با Drag&Drop
- فرمول‌نویسی و تعیین شروط منطقی
- قابلیت امضای الکترونیکی فرم‌ها
- طراحی پیشرفته‌ی ظاهر فرم‌ها توسط CSS
- فیلدهای پیشرفته و سازگار شده
- اتصال از طریق API به سایر سامانه‌های سازمان و فراخوانی اطلاعات
- پیشتیبانی از انواع پروتکل‌های امنیتی (بالاترین سطح پروتکل SSL)
- تهیه گزارش‌های متنوع به کمک داده‌های ساختاریافته
- طراحی فرم‌های واکنش‌گرا برای استفاده در دستگاه‌های مختلف
- و...
راهکارهای فراگستر برای گردش فرم ها و جمع آوری نظرات و اطلاعات
اهداف عمومی و کلی استفاده از فرم‌ها در سازمان عبارت‌اند از گردش درخواست‌ها در قالب فرم آنلاین و جمع‌آوری داده‌ها، اطلاعات و نظرات در قالب فرم الکترونیکی؛ اتوماسیون اداری فراگستر در راستای پاسخگویی به نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارها در حوزه فرم‌های آنلاین، راهکارهای جداگانه و کاربردی برای هر کدام از این نیازها ارائه کرده است، که در ادامه آن ها را باهم بررسی می‌کنیم.
راهکار اول: گردش فرم‌ها در قالب بدنه نامه
اتوماسیون فراگستر امکانی فراهم کرده که می‌توانید انواع مختلفی از فرم‌های اداری مانند درخواست مرخصی، درخواست مساعده، درخواست اضافه کار، درخواست کالا، درخواست رزرو اتاق جلسه و... را به سادگی با فرم ساز فراگستر طراحی نمایید و سپس در قالب بدنه نامه، در اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار دهید. با استفاده از این قابلیت، کاربران می‌توانند انواع مختلفی از فرم‌های اداری را انتخاب و تکمیل کنند و همانند نامه انتخاب موضوع، انتخاب گیرنده، درج پیوست و ... در سازمان به گردش دربیارند و امضاها و تاییدات لازم را دریافت کنند؛ همچنین علاوه بر گردش فرم‌ها، امکان پیگیری آنی و لحظه‌ای فرم‌ها نیز در این سامانه اتوماسیون اداری فراهم شده و کاربران می‌توانند تنها یا چند کلیک ساده، ارجاعات و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی فرم ارسالی را مشاهده کنند و پیگیری نمایند.
راهکار دوم: جمع‌آوری داده‌ها، اطلاعات و نظرات در قالب فرم الکترونیکی
همان‌طور که اشاره کردیم، علاوه بر گردش فرم‌ها در سازمان، یکی دیگر از اهداف استفاده از فرم‌ها، جمع‌آوری داده‌ها، اطلاعات و نظرات در سازمان است؛ نرم افزار فرم ساز فراگستر در کنار گردش فرم‌ها، از قابلیتی تحت عنوان "فرم‌های الکترونیکی" نیز پشتیبانی می‌کند. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید انواع مختلفی از فرم‌ها را صرفا به منظور جمع‌آوری نظرات و اطلاعات، همانند فرم‌سازهای عمومی مانند Google Forms طراحی کنید و در بستر اتوماسیون اداری پیاده‌سازی نمایید؛ در این راهکار دیگر به انتخاب گیرنده و موضوع و ارسال دستی فرم‌ها نیازی نیست و فرم‌های طراحی شده مانند انتقادات و پیشنهادات، پرسش و پاسخ، رزرو غذا، رای‌گیری و ... در قالب یک فرم الکترونیکی با قابلیت تجمیع‌داده‌ها به صورت ساختاریافته در میزکار هوشمند اتوماسیون فراگستر در اختیار کاربران قرار می‌گیرند و کاربران و اعضای سازمان نیز به راحتی قادر به استفاده از آن و ارسال نظرات، پیشنهادات، اطلاعات و داده‌ها و ثبت آن‌ها در سازمان هستند. برخی از کاربردهای عملی این قابلیت عبارت‌اند از:
- آمار رزرو غذا در سازمان‌ها، شرکت‌ها و دانشگاه‌ها
- برگزاری انواع نظرسنجی و جمع‌آوری اطلاعات آماری
- برگزاری آزمون‌های آنلاین
- ثبت انتقادات و پیشنهادات و جمع‌آوری نظرات
- ثبت گزارش کار و کارکرد
- و …
در این راهکار، فرد مسئول می‌تواند به راحتی تمامی اطلاعات، نظرات و داده‌های ثبت شده در فرم‌های الکترونیکی را به صورت تجمیعی و ساختاریافته بدون نیاز به بررسی تک به تک فرم‌ها در قالب یک فایل اکسل، در اختیار داشته باشند و مورد ارزیابی و بررسی قرار دهند.
برخی از مزایای جمع‌آوری نظرات و اطلاعات به کمک فرم ساز فراگستر عبارت‌اند از:
- کاهش زمان پردازش نظرات و اطلاعات
- تسهیل فرایند تحلیل و گزارش‌گیری
- یکپارچگی و عدم پراکندگی داده‌ها و اطلاعات
- کاهش خطای انسانی و افزایش دقت آمار
در بین مزایای بالا، مهم‌ترین گزینه "یکپارچگی و عدم پراکندگی داده‌ها و اطلاعات" در سازمان است؛ زیرا برخلاف دیگر سامانه‌های اتوماسیون اداری، برای جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها و نظرات به صورت ساختاریافته و با استفاده فرم‌های الکترونیکی، دیگر به استفاده از فرم سازهای عمومی نیازی نیست و سازمان‌ها می‌توانند در کنار طراحی فرم‌ها در قالب نامه، آن‌ها را در قالب فرم الکترونیکی نیز مورد استفاده قرار دهند و در محیط امن و یکپارچه اتوماسیون اداری، از قابلیت‌ها و امکانات فرم‌های ساز عمومی نیز برای جمع‌آوری نظرات و اطلاعات بهره‌مند شوند.
برای کسب اطلاعات و آشنایی بیشتر با نرم افزار فرم ساز فراگستر می‌توانید به آدرس اینترنتی www.Faragostar.net مراجعه کنید و یا با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس بگیرید، تا علاوه بر دریافت مشاوره رایگان متناسب با نیازهای سازمان و کسب و کارتان، نسخه دموی آنلاین و رایگان این نرم افزار را نیز مورد بررسی قرار دهید.
*** محتوای این مطلب تبلیغاتی و از سوی سفارش دهنده تهیه شده است و ایرنا مسئولیتی درباره آن ندارد.